Competências SEDOC/AGECOM
Clique aqui (Boletim Oficial) para fazer download da Resolução Nº 116-CD/UFMS, de 28 de janeiro de 2021, que fixa as competências da Sedoc/Agecom (páginas 152 e 153), listadas abaixo:
SISTEMA SEI
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é o sistema oficial de gestão de processos e documentos da UFMS, instituído em 1º de agosto de 2017 e sendo obrigatório para a criação e tramitação de documentos e processos.
O acesso para servidores e colaboradores cadastrados é realizado pela página sei.ufms.br, sendo necessário fazer o login com Passaporte UFMS e senha.
Usuários externos:
Pessoas externas à UFMS que sejam interessadas em processos da instituição (acadêmicos, empresas contratadas, professores substitutos e voluntários, etc.) podem visualizar e assinar documentos no SEI através do Acesso para Usuários Externos – Clique Aqui.
O cadastro como usuário externo deve ser feito pelo próprio interessado, por meio do menu “Usuários Externos” na página digital.ufms.br ou clicando aqui.
Cada Unidade da UFMS pode indicar os servidores que ficarão responsáveis por gerenciar as assinaturas externas em sua Unidade. O Gerente de Assinatura Externa é a pessoa que verifica o cadastro dos usuários externos, confere a documentação e libera o acesso. Para indicar um servidor de sua unidade, a chefia deve encaminhar o pedido para sedoc.agecom@ufms.br.
Pesquisa Pública de Processos:
O andamento dos processos tramitados via SEI ficam disponíveis para pesquisa processual, de forma pública, clicando aqui.
Caso você seja parte diretamente interessada do processo e queira consultar dados ou documentos específicos, entre em contato diretamente com a unidade geradora do processo.
Outras informações sobre o SEI
Perguntas frequentes, material de apoio, treinamentos, legislações relacionadas e outras informações podem ser encontradas na página específica do SEI na UFMS: digital.ufms.br
SISTEMA REGDOC
O Sistema de Registro de Documentos (Regdoc) é o sistema utilizado para controle dos processos e documentos físicos lotados no Arquivo e protocolo Central, pelas tramitações de documentos físicos internos e externos, que ocorrem entre as unidades administrativas da UFMS, pelo controle das entradas e saídas de correspondências/encomendas recebidas e enviadas pela UFMS via Correios de ou para outros órgãos e pessoas externas à Universidade e pelo controle do acervo documental sob guarda no Arquivo da Sedoc/Agecom.
O acesso para servidores e colaboradores cadastrados é realizado, por meio de login com Passaporte UFMS e senha na página Sistema de Registro de Documentos.
Acesso ao Regdoc:
As solicitações de cadastro de novos usuários no sistema ou permissão de acesso às unidades, deve ser feita pela chefia da unidade de lotação do servidor a ser liberado por e-mail para sedoc.agecom@ufms.br.
Correspondências recebidas pelos Correios:
Diariamente, os Correios fazem a entrega da correspondência destinada à UFMS, sendo ela cadastrada no sistema Regdoc e ficando a disposição para ser retirada pelo interessado/destinatário no Protocolo Central. Apenas Cartas simples, sem código de rastreio, não são cadastradas no sistema.
Conforme disposto na Resolução Nº 138-CD, de 8 de abril de 2021, nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de vinte e quatro horas nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.
Envio de documentos entre unidades da UFMS
O Protocolo Central funciona diariamente para recebimento e entrega de documentos internos. Entretanto, o material destinado aos câmpus e bases de estudo é encaminhado via malote, todas as terças-feiras, conforme estabelecido no contrato nº 22/23 e sai dos câmpus para Campo Grande todas as quintas-feiras.
Envio de Correspondências via Correios
A UFMS possui contrato com os Correios que permite o envio de cartas e encomendas, para o Brasil e exterior, nas modalidades simples, PAC, Registrado, Sedex ou EMS, devendo ser escolhido o tipo que melhor atende às necessidades da unidade, com maior economicidade e eficiência para a UFMS:
– Simples: para envio de envelopes com no máximo 500g, sem código de rastreio e sem pressa na entrega.
– Registrado: para envio de envelopes com no máximo 500g, com código de rastreio e, se necessário, Aviso de Recebimento (AR).
– PAC: para envio de caixas ou pacotes, até o limite de 30Kg, com código de rastreio e, se necessário, Aviso de Recebimento (AR).
– Sedex: para envio de envelopes, caixas ou pacotes, até o limite de 30Kg, com código de rastreio e, se necessário, Aviso de Recebimento (AR). Por ser o mais oneroso para a UFMS, deve ser utilizado somente nos casos de necessidade de maior rapidez na entrega ou urgência.
– EMS: única modalidade disponível para envios internacionais, seguindo normativos dos Correios e da Alfândega. Possui código de rastreio, mas não Aviso de Recebimento (AR).
Toda correspondência para envio externo deve ser cadastrada no sistema REGDOC, para gerenciamento das postagens e controle de gastos por unidade. O endereçamento é de responsabilidade do remetente, devendo constar seu nome e Unidade de envio.
Os envelopes devem ser entregues abertos no Protocolo Central. Caixas e pacotes devem ser entregues fechados, juntamente com uma cópia da Declaração de Conteúdo anexa na encomenda (se foi envio nacional) ou quatro vias preenchidas do formulário Exporta Fácil (se for envio internacional).
Todos os documentos, legislação, formulários (Declaração de Conteúdo e Exposta Fácil) e manuais necessários podem ser encontrados no menu “Ajuda”, no próprio sistema REGDOC.
Consulta pública de documentos:
Todos os documentos cadastrados no sistema REGDOC ficam disponíveis para consulta pública de seus andamentos, através deste link. (inserir link: https://sistemas.ufms.br/regdoc/consulta_publica).